แนวปฏิบัติที่ดี "การจัดการความรู้และศึกษาดูงานด้านการประกันคุณภาพการศึกษา"

แนวปฏิบัติที่ดี "การจัดการความรู้และศึกษาดูงานด้านการประกันคุณภาพการศึกษา" เพื่อพัฒนาบุคลากร ณ มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง
ระหว่างวันพฤหัสบดีที่ 14 ถึงวันอาทิตย์ที่ 17 กุมภาพันธ์ 2556 ณ มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง จังหวัดเชียงราย
 

บุคลากรสำนักงานประกันคุณภาพการศึกษา ได้เรียนรู้ความสำเร็จและแนวปฏิบัติที่เป็นแบบอย่างที่ดีของการประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง ได้ ดังนี้

1. แนวปฏิบัติที่ดีของ มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง คือ การดำเนินกิจกรรม 5ส มาอย่างต่อเนื่องเป็นระยะเวลาประมาณ 8 ปีแล้ว โดยมีนโยบายและส่งเสริมสนับสนุนให้ทุกภาคส่วน นำกิจกรรม 5ส มาปฏิบัติงานจริง และยังมีการเรียนรู้แลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างหน่วยงานภายในสถาบัน

2.   มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงให้ความสำคัญและสนับสนุนให้ทุกหน่วยงานในมหาวิทยาลัยนำกิจกรรม 5ส มาใช้ในการปฏิบัติงาน ซึ่งการดำเนินงานนั้นจำเป็นจะต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรทุกคน ในการทำให้องค์กรสะอาด เกิดความเป็นระเบียบซึ่งมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง มีการดำเนิงานสม่ำเสมอและต่อเนื่องซึ่งแนวปฏิบัติดังกล่าวสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้เป็นอย่างดี ถ้าในหน่วยงานมีการบริหารจัดการหน่วยงานให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยโดยเฉพาะงานด้านประกันคุณภาพฯ ที่มีเอกสารจำนวนมาก ก็จะทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

3. การเตรียมความพร้อมก่อนที่จะเริ่มประชุมหรือบรรยายในโอกาสต่างๆ, สามารถสร้างมนุษยสัมพันธ์ เพื่อความคุ้นเคยเป็นประโยชน์ต่องานอย่างยิ่ง

4.   มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงเป็นมหาวิทยาลัยขนาดกลางที่เติบโตอย่างรวดเร็วมากในช่วงระยะเวลา10 ปี เพราะเป็นสถาบันที่มีแนวปฏิบัติที่ดีในเรื่องของการบริหารจัดการองค์กรทุกระดับเป็นอย่างดี แนวปฏิบัติที่ดีอย่างหนึ่งของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงคือมีแนวทางในการพฒาสถาบันได้ชัดเจนและเดินหน้าทำตามแนวทางดังกล่าวอย่างจริงจัง ในส่วนของระบบการพัฒนาคุณภาพของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงก็มีการวางระบบที่น่าสนใจโดยผนวกการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (KM) เข้ากับงานทุกด้านที่เกี่ยวข้อง อันได้แก่ ระบบควบคุมภายในและบริหารความเสี่ยง คำรับรองการปฏิบัติงาน (การจำลอง ก.พ.ร.) การประกันคุณภาพ และกิจกรรม 5ส (การประหยัดพลังงาน)

5.  แนวปฏิบัติที่ดีของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงที่เห็นได้ชัด คือ นโยบายในการส่งเสริมและสนับสนุนให้ทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยนำกิจกรรม 5ส มาใช้ในการปฏิบัติงาน รวมถึงแนวปฏิบัติในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกลุ่มหน่วยงานที่มีภารกิจเดียวกันและหน่วยงานอื่น

6.  มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงได้มีแนวปฏิบัติที่ดีในเรื่องของกิจกรรม 5ส ซึ่งจัดทุกปี และยังมีการให้รางวัลแก่หน่วยงานที่ทำอย่างต่อเนื่องซึ่งเป็นการสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้กับสถานที่ทำงาน

7.  ผู้บริหารให้ความสำคัญและมีส่วนร่วมทุกระดับและบุคลากรเสียสละและแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้

     8.  มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวงมีการบริหารจัดการแบบศูนย์กลาง (Centralize Management)

      9.   มีการนำกระบวนการจัดการความรู้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการ

      10.  ได้นำตัวชี้วัดตามคำรับรองการปฏิบัติราชการที่ทำไม่สำเร็จมากำหนดเป็นความเสี่ยง

      11.  นำระบบกิจกรรม 5ส มาเป็นส่วนหนึ่งของการมีส่วนร่วมของบุคลากรและมีแนวปฏิบัติที่ดีรวมทั้งการให้รางวัล

     12.   ผู้บริหารและบุคลากรมีการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกัน ปัญหาอุปสรรค จุดแข็ง จุดอ่อน ด้านการประกันคุณภาพ
     
      13.  มีการให้บริการเชิงรุก เช่น กำหนดขั้นตอนและระยะเวลาการให้บริการให้น้อยที่สุดจัดระบบประกันคุณภาพการให้บริการตามระยะเวลาที่กำหนด เพิ่มช่องทางและรูปแบบของการให้บริการที่หลากหลาย สร้างเครือข่ายระหว่างหน่วยงาน ปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัย เป็นต้น

 

บุคลากรสำนักงานประกันคุณภาพการศึกษา ได้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์การทำงานกับบุคลากรส่วนงานประกันคุณภาพการศึกษาและพัฒนาหลักสูตร มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง ด้านการประกันคุณภาพการศึกษา ดังนี้

1.     ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ในส่วนของการกรอกข้อมูลผ่านระบบ CHE QA online ซึ่งปัญหาที่พบในการเข้าระบบจะคล้ายๆกัน และการยืนยันข้อมูลผ่านระบบเมื่อมีปัญหาส่วนใหญ่ มหาวิทยาลัยศิลปากร จะประสานไปยัง มหาวิทยาลัยนเรศวร (ผู้รับผิดชอบดูแลระบบ) แล้วแจ้งต่อไปยัง สกอ. สำหรับ มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง จะแจ้งปัญหาไปยัง สกอ. ก่อนและให้ สกอ. ประสาน มหาวิทยาลัยนเรศวร

2.     พบว่าปัญหาหลักในการดำเนินการด้านประกันคุณภาพของ 2 สถาบันมีลักษณะเดียวกันคือ

-          การปรับเปลี่ยนนโยบาย/เกณฑ์ประเมินของหน่วยงานต้นสังกัดแบบกระชั้นชิด

-          ความไม่ชัดเจน/ความไม่แน่นอนในการตีความตัวบ่งชี้และเกณฑ์ประเมินคุณภาพ

-          ระบบฐานข้อมูลแลการเชื่อมโยงข้อมูลยังไม่ดีพอ

-          ทัศนคติของบุคลากรในการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพการศึกษา มักเป็นแง่ลบ ทั้งนี้การแก้ไขปัญหาต้องดำเนินการไปตามสภาพ และแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเช่นเดียวกัน

3.     เรียนรู้ด้านวัฒนธรรมของแต่ละมหาวิทยาลัย,เรียนรู้แลกเปลี่ยนวิธีพัฒนาของแต่ละมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะระบบประกันคุณภาพการศึกษา

4.     การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์การทำงานระหว่างบุคลากรจากทั้ง 2 สถาบัน โดยการเล่าสู่กันฟังแสดงความคิดเห็นในหัวข้อต่างๆ เช่น แนวทางการทำงาน ปัจจัยสู่ความสำเร็จในคุณภาพงาน การปฏิบัติเพื่อมุ่งสู่ความเป็นเลิศในการทำงาน หรือปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ซึ่งมีทั้งสิ่งที่เหมือนกันและแตกต่างกัน ทำให้เห็นถึงมุมมองใหม่ๆจากสถาบันอื่น และเรียนรู้ที่จะนำไปประยุกต์ใช้เพื่อพัฒนางานที่สถาบันของตนเอง

5.     ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องปัญหา-อุปสรรค ในงานด้านการประกันคุณภาพการศึกษาและพบว่าแต่ละมหาวิทยาลัยมีประเด็นปัญหา-อุปสรรคที่คล้ายคลึงกัน เช่น เรื่องนโยบายในการควบคุมคุณภาพของหน่วยงานต้นสังกัด (สกอ.) ความชัดเจนของตัวบ่งชี้และเกณฑ์การประเมินฯ เรื่องทัศนคติของบุคคลากร เป็นต้น นอกจากนี้ยังได้แลกเปลี่ยนในเรื่องของปัจจัยสู่ความสำเร็จในการดำเนินงาน ซึ่งต้องเกิดจากทุกระดับ ผู้บริหารต้องมุ่งมั่น ติดตามและปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง พนักงาน ต้องมีความเสียสละรับผิดชอบ แลมีการแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยเฉพาะในงานด้านประกันฯ ที่จำเป็นจะต้องประสานงานกับทุกฝ่ายในมหาวิทยาลัย

6.     ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ปัญหาและอุปสรรคในการทำงาน ซึ่งพบว่า ส่วนใหญ่ปัญหาและอุปสรรคในการทำงานด้านประกันคุณภาพฯ จะคล้ายๆกันคือขาดระบบฐานข้อมูล เกณฑ์การประเมินที่ไม่ชัดเจน เป็นต้น

7.     – ทราบถึงปัญหาอุปสรรคการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพ

-  ปัจจัยที่มีผลต่อคุณภาพการศึกษาและปัจจัยสู่ความสำเร็จที่เกิดจากผู้บริหารและบุคลากร

-  แนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารงาน

-  ระบบการประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง

-  รูปแบบของการมีส่วนร่วมของผู้บริหารและบุคลากร ระหว่างหน่วยงาน/สำนักวิชา