แนวปฏิบัติที่ดี "การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน"

แนวปฏิบัติที่ดี ในการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน

โดย เสถียร คามีศักดิ์

 

Ø Tips ในการเขียนชื่อเรื่อง

1.                     ต้องเป็นงานหลักของตำแหน่ง

2.                     ต้องเป็นงานที่ปฏิบัติจริง

3.                     ผู้เขียนมีความรู้ มีความสนใจ

4.                     ไม่ควรตั้งชื่อว่า ความรู้เบื้องต้น หรือหลักการบริหารทั่วไป เพราะกว้างเกินไป

5.                     ต้องกระชับ ชัดเจน เพื่อให้เขียนได้ในแนวลึก เจาะลึกอย่างละเอียดลึกซึ้ง

6.                     หลีกเลี่ยงซ้ำกับผู้อื่น

 

Ø Tips ขนาดของเนื้อหา

หลักการไม่ได้กำหนดจำนวนหน้า สั้น – ยาว แต่การจำกัดขอบเขตของเรื่อง จะเป็นตัวบอก

1.       โดยชื่อเรื่อง – การบริหารงานบุคคล-การโอน

2.       โดยระบุหน่วยงาน-กระทรวงศึกษา / ก.พ.อ

3.       โดยระยะเวลา-ในปี พ.ศ. / ระหว่าง พ.ศ. – พ.ศ.

 

Ø Tips การบริหารเวลา

1.       บริหารเวลาให้เป็น เวลาใช้หมดหรือไม่ได้ใช้ หาทดแทนไม่ได้

2.       ต้องแบ่งเวลาในการเขียน

3.       ตั้งมั่นต้องเขียนทุกวันให้ได้อย่างน้อยที่สุด 1 หน้า

4.       การบริหารเวลา 10 ข้อที่ต้องทำ

1)      เกิดเป็นคน   จึงต้องทำ

2)      ทำไม่เป็น    ต้องหัดทำ

3)      หัดเป็นแล้ว  ต้องทำเอง

4)      ทำไม่คล่อง   หมั่นหัดทำ

5)      คิดจะทำ     ทำทันที

6)      สมควรทำ    รีบทำ

7)      ยามจน      ยิ่งต้องทำ

8)      ยามรวยย้ำ  ทำต่อไป

9)      ทำไม่ดี       รีบแก้ไข

10)  ทำจนตาย   ไม่ต้องทำ

 

Ø Tips การสร้างคุณค่าของคู่มือ

1.                                         ต้องสอดแทรกความคิดเห็นของตนเอง วิพากษ์ วิจารณ์ วิเคราะห์ โดยการสรุปทุกครั้ง

2.    ต้องเขียนสรุปตอบปัญหาหรือวัตถุประสงค์ในบทที่ 1 ว่าเอกสารคู่มือฉบับนี้มีประโยชน์ในการนำไปใช้อย่างไร อาจสรุปไว้ท้ายบทที่ 5 หรืเอาไว้ที่คำนำก็ได้

 

Ø Tips การสร้างคุณธรรม/จรรยาบรรณ

1.     อย่าลอกผลงานผู้อื่น โดยไม่อ้างอิง (โจรกรรมทางวิชาการ-เป็นการคว้าเอามา

2.     อย่าอำพราง แบบอ้างว่าเป็นแหล่งข้อมูลแรก

3.     การอ้างอิงจะทำให้ผู้อ่านเกิดความศรัทธาในข้อเขียนเป็นข้อยืนยันว่าได้เขียนจากการอ่านอย่างแตกฉาน ปลูกฝังนิสัยสุจริตทางวิชาการ ไม่ประพฤติตัวเยี่ยงขโมยที่คัดลอก

โครงการการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง "การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานของสายสนับสนุนวิชาการ"

วันนี้..สำนักงานประกันคุณภาพการศึกษา มหาวิทยาลัยศิลปากร ได้จัดโครงการการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง  "การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานของสายสนับสนุนวิชา" โดยท่านอธิการบดีได้ให้เกียรติมากล่าวเปิดงาน และวิทยากรจากภายนอก คือ คุณเสถียร คามีศักดิ์ บุคลากรเชี่ยวชาญ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ  บรรยายเรื่อง "เทคนิคการเขียนคู่มือการปฏิบัติงานของานสนับสนุนวิชาการ และวิทยากรจากภายในสถาบันฯ 2 ท่าน คือคุณวรรณภา แสงวัฒนะกุล นักวิชาการศึกษาชำนาญการพิเศษ คณะศึกษาศาสตร์ และคุณประภา เมฆอรุณ เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปชำนาญการ คณะวิทยาศาสตร์ เล่าประสบการณ์การตรงของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน

ในการจัดโครงการครั้งนี้ 

พบว่า มีผู้เข้าร่วมโครงการเป็นผู้หญิงจำนวน 67 คน คิดเป็นร้อยละ 77.9 และเป็นเพศชายจำนวน 19 คน คิดเป็นร้อยละ 22.1 ซึ่งมีสถานภาพเป็นพนักงานในสถาบันอุดมศึกษา จำนวน 74 คน คิดเป็นร้อยละ86.0 และเป็นข้าราชการ จำนวน 12 คน คิดเป็นร้อยละ 14.0 โดยมีพนักงานในสถาบันอุดมศึกษามีอายุงานระยะเวลา 6-10 ปี จำนวน 33 คน คิดเป็นร้อยละ 44.6 ระยะเวลา 3-5 ปี จำนวน 16 คน คิดเป็นร้อยละ 21.6 มีอายุงานน้อยกว่า 3 ปี 13 คน คิดเป็นร้อยละ 17.6 และ อายุงานมากกว่า 10 ปี ขึ้นไป จำนวน 12 คน คิดเป็นร้อยละ 16.2 ส่วนข้าราชการ มีอายุงานมากกว่า 10 ขึ้นไป จำนวน 11 คน คิดเป็นร้อยละ 91.7 และระยะเวลา 6-10 ปี คิดเป็นร้อยละ 8.3

 

ผู้เข้าร่วมโครงการสามารถนำความรู้ที่ได้จากการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน มีค่าเฉลี่ย 4.01 ความพึงพอใจระดับมาก รองลงมาประโยชน์ที่ได้จากการนำความรู้ดังกล่าวไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน มีค่าเฉลี่ย 3.97 ความพึงพอใจระดับมาก และ มีความรู้ ความเข้าใจในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานหลังจากได้เข้าร่วมโครงการเพิ่มขึ้น มีค่าเฉลี่ย 3.83 ความพึงพอใจระดับมาก ตามลำดับ

        ด้านกระบวนการ ขั้นตอน ผู้เข้าร่วมโครงการมีความพึงพอใจต่อวิทยากรจากภายนอก มีค่าเฉลี่ย 4.23 รองลงมา ด้านคุณภาพการให้บริการ มีค่าเฉลี่ย 4.14  ด้านเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการ มีค่าเฉลี่ย 4.13  ความพึงพอใจในภาพรวม ค่าเฉลี่ย 4.07 และมีความพึงพอใจด้านคุณภาพการให้บริการ ค่าเฉลี่ย 3.98 ตามลำดับ

รายชื่อหลักสูตรฝึกอบรมผู้ประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ที่ สกอ. อนุญาตให้จัดฝึกอบรม พ.ศ. 2556

ภูมิปัญญาต่อยอด:สอน 'แจ่มชัด' แต่ปฏิบัติ 'พร่ามัว'

“ภูมิปัญญา” เป็นการรวมกันของ “ความรู้หรือวิทยาการ” กับ “ปัญญา” ทำให้เกิด “ภูมิปัญญา” ในการนำผลของภูมิปัญญาไปใช้ เริ่มจากการศึกษาเหตุและปัจจัยต่างๆ เพื่อค้นหานวัตกรรมสำหรับการนำไปใช้ในด้านอื่นๆ ต่อไป ถือว่าเป็นการต่อยอดของความรู้หรือวิทยาการด้วยปัญญา ในการจัดการศึกษานั้นการสอนให้มีความรู้และวิทยาการมีความแจ่มชัด โปร่งใส (Transparency) และวัดผลได้ แต่เมื่อผู้เรียนนำความรู้ หรือวิทยาการไปใช้กลับพบว่า ความรู้หรือวิทยาการที่นำไปใช้ต่อยอด หรือประยุกต์กับสภาพการณ์จริงกลับ พร่ามัว หรือไม่แจ่มชัด (Ambiguity)

สอนแจ่มชัดแต่ปฏิบัติพร่ามัว (Teach Transparency but Practice Ambiguity)

การ ถ่ายโยงความรู้สู่การปฏิบัติเป็นประเด็นสำคัญของการสร้างภูมิปัญญาต่อยอด องค์ความรู้ที่ได้จากอาจารย์ผู้ทำวิจัยในมหาวิทยาลัยยังไม่ได้ถูกนำไปใช้ ถ่ายทอดสู่ผู้เรียนมากนัก การวิจัยของอาจารย์ส่วนมากเป็นการทำงานวิจัยเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ ให้ทุนวิจัย องค์ความรู้ที่ได้จากการทำวิจัยอาจไม่เกี่ยวข้องกับรายวิชาที่อาจารย์ผู้ทำ วิจัยรับผิดชอบหรือมีภาระงานสอน ดังนั้น ความรู้ที่ค้นพบจากการวิจัยจึงไม่ได้ถูกถ่ายทอดไปสู่ผู้เรียน เนื่องจากรายวิชาที่ทำการสอนมีการกำหนดเนื้อหา ขอบเขต เวลา กระบวนการสอน การวัดและประเมินผล ตามหลักสูตรไว้อย่างครบถ้วน จึงมีความ “แจ่มชัด” ในกระบวนการสอนของรายวิชาต่างๆ อยู่แล้ว

การส่งเสริมสถาบันอุดมศึกษา ที่มีหน้าที่หลักเพื่อผลิตบัณฑิตให้มีภารกิจของการวิจัยควบคู่ไปด้วยเป็น ความมุ่งหวังทางอุดมคติ เป็นความคิดต้องการพัฒนาการศึกษาสู่ความเป็นเลิศ โดยพยายามทำให้มหาวิทยาลัย หรือสถาบันอุดมศึกษาเป็นแหล่งสร้างองค์ความรู้ควบคู่กับการสร้างคน โดยมีอาจารย์เป็นผู้ทำวิจัยสร้างองค์ความรู้ เพื่อนำมาใช้สำหรับการสอนและถ่ายทอดภูมิปัญญาสู่ผู้เรียน เกิดการสร้างนวัตกรรม ต่อยอดภูมิปัญญา แต่กระบวนการและเจตนาของการดำเนินการในแนวคิดนี้ถูกนำไปปฏิบัติอย่าง “พร่ามัว” ไม่แน่ชัดว่าต้องการบรรลุเป้าประสงค์อะไร หรืออย่างไร เป็นสำคัญ ซึ่งคำตอบนี้ไม่ควรนำตัวชี้วัดในกระบวนการประกันคุณภาพมาเป็นคำตอบเท่านั้น

สถาบัน อุดมศึกษาบางแห่งมีหน่วยงาน หรือ “สถาบันวิจัย” ที่มีนักวิจัยโดยเฉพาะที่ไม่ต้องทำหน้าที่สอน ไม่มีฐานะเป็นอาจารย์โดยมีหน้าที่สำหรับการทำวิจัย หรือสนับสนุนการทำงานวิจัยโดยเฉพาะ การวิจัยกับการสอนจึงเป็นภารกิจที่ไม่เกี่ยวข้องกันโดยตรง การพยายามทำให้สถาบันอุดมศึกษาเป็นสถาบันวิจัยอาจ ทำให้ลำดับความสำคัญของภารกิจในสถาบันอุดมศึกษาเปลี่ยนไป กลายเป็นสถาบันวิจัย เพื่อสร้างผลงานวิจัยมากกว่าการสร้างคน

ผู้กำหนดนโยบาย (Policy Makers)

การ ส่งเสริมสถาบันอุดมศึกษา หรือมหาวิทยาลัยให้เป็นมหาวิทยาลัยวิจัย (Research University) ด้วยกลวิธีต่างๆ ทำให้มหาวิทยาลัยทุกแห่งต้องการเป็นมหาวิทยาลัยวิจัย ซึ่งดูเหมือนเป็นการสร้างระดับชั้นของมหาวิทยาลัยในแนวตั้ง มากกว่าการแบ่งประเภทตามพันธกิจและเจตนาของการก่อตั้งสถาบันอุดมศึกษาแต่ละ แห่ง ซึ่งมีลักษณะเป็นแนวนอน

การก่อตั้งสถาบันอุดมศึกษาแต่ละแห่ง แต่ละยุคสมัยมีเหตุผลและความจำเป็นตลอดจนเป้าหมายของการพัฒนาโดยเฉพาะ ซึ่งอาจดูเหมือนจะมีความแตกต่างกันแม้เพียงเล็กน้อย เพราะมีเป้าหมายเพื่อการพัฒนากำลังคนเช่นเดียวกัน แต่ก็นับเป็นสาระสำคัญ เพราะแต่ละแห่งจะมีวัตถุประสงค์เฉพาะที่แตกต่างกัน หรือที่รู้จักกันดีในกลุ่มผู้กำหนดนโยบายและแผนว่า The Same Goals but Different Objectives

การกำเนิดขึ้นของสถาบันอุดมศึกษาแต่ละแห่ง จึงมีวัตถุประสงค์เฉพาะ (Objectives) กำกับไว้ด้วย พันธกิจหลัก 4 ประการของสถาบันอุดมศึกษา ได้แก่ ผลิตบัณฑิต วิจัย บริการทางวิชาการแก่สังคม และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม สถาบันอุดมศึกษาบางแห่งจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการผลิตบัณฑิต หรือการการสอนเป็นสำคัญในขณะที่บางแห่งอาจต้องมีการวิจัย การบริการวิชาการแก่สังคม และการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ในลำดับที่แตกต่างกันไป

ดังนั้น การจัดลำดับความสำคัญของภารกิจของสถาบันอุดมศึกษาและการให้ความสมดุลระหว่าง การสนับสนุนการสอนและการทำวิจัย รวมทั้งพันธกิจอื่นๆ จึงอาจต้องมีการทบทวนนโยบายทั้งในระดับ “มหภาค” หรือระดับชาติ และระดับ “จุลภาค” หรือในสถาบันอุดมศึกษาเองด้วย

ผู้ปฏิบัติ (Practitioners)

อาจารย์ เป็นผู้มีบทบาทสำคัญในสถาบันอุดมศึกษา ถ้าไม่มีอาจารย์ ไม่มีการเรียนการสอน ไม่มีผู้เรียนไม่อาจเป็นสถาบันอุดมศึกษาที่บริบูรณ์ได้ การมีอาจารย์ผู้สร้างองค์ความรู้และสอนองค์ความรู้ ส่วนมากเน้นการสอนความรู้ หรือวิชาในศาสตร์ที่มีความรู้ หรือเรียนจบมาด้วยคุณวุฒิสูงๆ อาจารย์เหล่านั้น อาจมีความสามารถในการรู้เท่า รู้ทัน รู้นำ สร้าง “ภูมิปัญญา” ให้ผู้เรียน แต่การปฏิบัติการสอนส่วนมากมีขอบเขต แจ่มชัด และโปร่งใส จนไม่อาจเป็นครู หรืออาจารย์ในอุดมคติที่สั่งสอนศิษย์ โดยไม่ใช่สอนวิชาอย่างเดียว แต่สอนให้มีปัญญาเกี่ยวกับการทำงาน และการใช้ชีวิตว่าอะไรควรทำ อะไรไม่ควรทำ ที่เรียกว่า “จิตปัญญา”

การมีอาจารย์ที่มีความสามารถใน การสอนให้เกิด “ภูมิปัญญา” และมีครูที่สามารถสั่งสอนศิษย์ให้เกิด “จิตปัญญา” ได้เป็นอุดมโชค หรือมหาโชคสำหรับสถาบันการศึกษาแห่งนั้น การสร้างอุดมโชค หรือมหาโชคให้กับสถาบันอุดมศึกษาต้องผ่านกระบวนการของ “นวัตกรรมการสอนที่มีคุณภาพ” ยิ่งถ้าสร้างผู้ปฏิบัติที่สามารถเป็นอาจารย์ผู้สร้างภูมิปัญญาและครูผู้ สร้างจิตปัญญารวมอยู่ในตัวตนคนเดียวได้ถือเป็นสิ่งที่วิเศษสุดประเสริฐสุด สำหรับการพัฒนาการศึกษา ซึ่งจะส่งผลต่อการพัฒนาคน พัฒนาสังคม และพัฒนาประเทศชาติในที่สุด.

โดย : รองศาสตราจารย์ ดร.กฤษมันต์ วัฒนาณรงค์
ที่มา : http://www.thairath.co.th/content/edu/330198